Entenda como funciona a conversão de dados

Atualmente, o volume de dados ao qual temos acesso é enorme. São inúmeras as informações que circulam em redes internas e externas e que fazem parte do cotidiano de milhões de pessoas. As empresas se utilizam desses dados para suas operações constantemente, em diversos setores, gerando mais dados a cada instante.

Dentre os dados levantados, podemos destacar os internos e os externos. Os internos dizem respeito às transações e atividades realizadas dentro da empresa, documentos, registros pessoais, pagamentos, entre tantos outros, enquanto os externos podem se referir ao comportamento do consumidor. Ou seja, o que o consumidor está falando do produto ou empresa, seus hábitos, preferências, demandas, publicações, entre outros.

Imagine o volume de dados que todas essas fases geram. Um relatório produzido pelo IDC e EMC aponta que, em 2020, a expectativa é ter 40 zettabytes de informação gerada por dados úteis. Apesar de serem virtuais, os custos de aquisição e armazenamento de dados são elevados para a empresa e, por isso, precisam ajudar a gerar lucro de alguma maneira. Não podem ser levantados em vão, sem que haja uma análise e aplicação.

Apesar de uma base poder armazenar um grande volume de dados, os mesmos não significam informação. É um minério de informação, ou seja, um material a ser trabalhado para se tornar algo maior e mais valioso. 

Podemos considerar os dados como elementos em forma bruta, que se não forem decifrados e trabalhados não possibilitam a compreensão dos mesmos e, consequentemente, são inúteis para as empresas. Já a informação são os dados que já foram trabalhados e que permitem tomar decisões assertivas no processo de tomada de decisão.

Ou seja, dados por si só não servem de muita coisa se não forem convertidos para informações que sejam realmente úteis. A pesquisa também indica que apenas 33% dos dados são realmente “úteis”, isto é, podem gerar algum valor.

A transformação de dados em informações é uma das ações mais importantes para as empresas, pois são essas informações que irão guiar o processo de tomada de decisão, as estratégias da empresa e a comunicação da mesma com seus clientes. Tudo envolve uma base de dados para sair do papel. Todos os procedimentos relacionados à manipulação de dados são indispensáveis para gerar vantagem competitiva em um mercado.

A importância das informações para a tomada de decisões

Todo gestor passa constantemente pela função de decidir. São as decisões que definem o rumo de uma empresa, evitam problemas, solucionam entraves e implementam novas iniciativas. Um gestor pode ser inteligente e altamente conhecedor dos processos que gerencia. Porém, tais habilidades não garantem que sua decisão seja a mais sensata.

Para tomar a decisão correta, contar somente com a intuição e expertise não é suficiente. É preciso se basear em dados concretos e informações confiáveis para poder analisar melhor a situação.

Somente colhendo dados relevantes e transformando-os em informações úteis que o gestor poderá olhar o negócio de forma mais assertiva. Para isso, ao transformar ou manipular os dados, é essencial que o gestor preze pela qualidade. Ou seja, é preciso garantir que a origem dos dados seja confiável e retrate exatamente a realidade da organização, para que o processo de tomada de decisão não seja prejudicado e acabe considerando informações desnecessárias ou incorretas.

Somente com esse processo de conversão é possível rastrear fraquezas para implementar melhorias, reforçar os pontos fortes, decidir investir, analisar a concorrência e atender as demandas dos clientes.

Como acontece?

Nenhum especialista em conversão de dados irá fazer esse serviço sem saber exatamente qual o tipo de informação a empresa, o setor ou um gerente precisa extrair. Somente com essa definição ele irá buscar a fonte de dados correta e convertê-los em informações que sejam úteis para os negócios.

É extremamente necessário que o agente transformador dos dados tenha uma noção muito clara do objetivo da empresa e da conversão de dados, podendo assim filtrar e organizar todos os dados essenciais para a obtenção de informação útil para a empresa. 

É preciso garantir ainda a boa qualidade da origem dos dados para que a interpretação esteja correta. Um bom exemplo em que este processo se aplica diariamente são os sistemas de informação, nos quais os dados dos diversos sistemas são constantemente transformados em informações importantes para a tomada de decisão.

Por isso, é papel dos gestores ou técnicos das áreas decidir quais informações ele precisa usar, para quê e como. Dessa forma, os mesmos precisam se tornar conhecedores de informações, o que ainda tem sido um desafio no ambiente corporativo.

Depois disso, contar com um software para converter esses dados é essencial nesse processo. Sem a tecnologia, o processo se torna muito mais lento e trabalhoso, sem contar que armazenar esses dados não é uma tarefa que possa ser feita manualmente com facilidade.

Podemos afirmar que o processo de conversão de dados em informações, a partir de um sistema informacional, é dividido em três etapas: filtragem dos dados, processamento e apresentação das informações.

Na filtragem de dados, o agente seleciona apenas o que interessa para posterior análise e transformação em informação. Os bancos de dados e seus mecanismos de filtragem permitem essa seleção de acordo com o que foi solicitado. Se precisamos ter dados sobre o desempenho de vendas de um determinado produto, em uma determinada região, o filtro irá excluir os dados que não estejam de acordo com essas definições de busca.

Já na etapa de processamento de dados, eles serão interrelacionados, interpretados e posteriormente manipulados para se tornarem enfim, informações úteis. Tal processamento de dados é executado por rotinas de software, envolvendo operações aritméticas e estatísticas, calculando percentuais, médias, frequências, etc. Nessa fase, os dados são destrinchados por inteiro, tornando-se informações plausíveis para análise e tomada de decisão.

Por fim, a apresentação das informações, ou seja, os dados que já foram traduzidos e agora são úteis para a empresa. A etapa de apresentação é tão importante quanto as anteriores, pois, de nada adiantará ter informações de sobra nas mãos, se estas ficarem guardadas dentro da “gaveta”. É preciso apresentá-las de forma clara, sendo compreensíveis para o usuário dessas informações.

É nesse momento que o agente deve se comunicar com os interessados para garantir que as informações sejam repassadas para as pessoas certas e que estas compreendam o que elas significam. Nessa etapa, o processo de sumarização faz toda a diferença. 

Ele reduz o número de informações que foram levantadas, trazendo apenas aquelas mais relevantes para quem irá conhecê-las. Isso evita conclusões errôneas e as confusões com o excesso de informação.

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