Blog Como aplicar o método 5S no marketing digital?

Como aplicar o método 5S no marketing digital?

Ilustração sobre  Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke

Para que uma empresa gere resultados satisfatórios e consistentes é fundamental pensar em padronização de processos e implementação de estratégias e metodologias eficientes.


Algumas nascem em setores específicos da economia com o objetivo de controlar a qualidade, porém, podem ser ampliadas para os mais diversos nichos e segmentos.


Da mesma maneira, a lógica de uma linha de montagem pode ser levada para o marketing digital por quem precisa garantir a produtividade e a eficiência da sua equipe. Trabalhando com parâmetros e critérios simples e objetivos, é possível atingir um alto nível de qualidade.


Com isso, criamos esse guia exclusivo para que você saiba como aplicar o método 5S no marketing digital e como isso pode mudar o jogo para o seu negócio. Confira!


O que é o 5S?

É evidente que uma empresa de sucesso precisa seguir alguns critérios como o uso racional de recursos, a proteção da integridade dos seus colaboradores, além de uma busca constante por aperfeiçoamento no sentido de qualidade e produtividade, afinal, estar com a agenda cheia não significa ser produtivo necessariamente.


Para atingir esses objetivos, há inúmeras metodologias no mercado. O cardápio é vasto e cada uma se adequa às necessidades de cada empresa. O método 5S é um dos mais difundidos e que pode ser replicado em diversos níveis da sua estrutura organizacional.


Desde o marketing até o setor de vendas. Da linha de produção, até chegar no cliente final, passando pelos processos logísticos. Não há limite, desde que você saiba como implementar da maneira correta.


Quando falamos em qualidade, existe um preceito fundamental que não pode ser ignorado, o da organização. Sem ela, é difícil atingir níveis adequados de resultados, produtividade e satisfação.


Por isso, voltamos para o Japão em 1945, após as bombas atômicas terem devastado duas das cidades mais importantes do país.


Com a necessidade de uma reconstrução rápida e segura, os executivos e empresários passaram a pensar nas suas empresas como meios de mudança e inovação, criando metodologias que fossem replicáveis e promovessem escala.


Uma delas é o 5S, que indica: utilização, organização, limpeza, normalização e disciplina, que em japonês são grafados como: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.


Saiba como funciona a metodologia 5S

É preciso compreender que empresas de sucesso não apostam em fórmulas prontas de sucesso. Elas compreendem as metodologias e ciclos como ferramentas para sistematizar as estruturas de pensamento, por consequência, modificar a cultura organizacional de modo positivo e estratégico.


Com isso, queremos deixar claro que a metodologia 5S não é um guia que garante bons resultados para qualquer estratégia de marketing. Na verdade, ela pode ser compreendida como um sistema de pensamento ou uma filosofia de vida que leva os colaboradores a tomar melhores decisões.


A partir desse sistema, podemos extrair outras metodologias, como a PDCA, que exploraremos mais adiante, assim como o manifesto ágil que está em outra área, mas que possui princípios muito similares.


Cada “S” da sigla, na verdade, deve ser traduzido como senso de algo, ou seja, a maneira como cada componente deve ser enxergado para gerar resultados relevantes e consistentes.


Por exemplo, o Seiri, senso de utilização, diz para os colaboradores pensarem nos insumos de modo estratégico. Qual estratégia será adotada, depende da visão da empresa. Em outras palavras, o senso é universal, a ação que dele se deriva, depende de cada realidade.


Além disso, é preciso compreender que a metodologia 5S não é uma ferramenta a ser implementada e abandonada. É um ciclo que nunca chega ao fim, de modo que a otimização e busca por melhores resultados seja diária e compartilhada por todos os membros da sua equipe de marketing, desde aqueles que estão há anos com você, até os que irão entrar no futuro.


Ainda, precisamos dividir esses 5S em dois grupos. O senso de Utilização, Organização e Limpeza são a primeira etapa do processo, enquanto os sensos de Padronização e Disciplina entram em cena quando os processos já estão rodando com a qualidade mínima desejada.


Conceito de 5S e quais são os 5S da qualidade

O conceito de 5S é baseado nas necessidades que as empresas possuem diversos pontos como:


  • Facilitar a operação;
  • Aumentar a produtividade;
  • Otimizar o ambiente de trabalho;
  • Melhorar as condições de trabalho para os colaboradores;
  • Reduzir os riscos em diversas frentes;
  • Melhorar os processos de maneira contínua.


Compreenda que o 5S é uma PECA metodologia aplicada pelos colaboradores em todos os processos, porém, em um primeiro momento, pode ser implementado por meio de um planejamento estratégico com foco em problemas específicos, até que passe a fazer parte da cultura organizacional.


Não há uma certificação de qualidade que atesta o compromisso da empresa com essa metodologia, mas certamente ela ajuda a conquistar selos como o ISO 9001, tão disputado por todos os negócios.


Uma maneira de garantir que esses princípios estão sendo seguidos no que diz respeito ao marketing digital, é criar métricas que ajudem a ter uma visão objetiva da realidade. Afinal, a definição de senso é a capacidade de identificar problemas reais e propor soluções igualmente realistas.


Pense em uma checklist para a sua estratégia de comunicação em redes sociais com base no método 5S.


  • Os recursos foram utilizados com eficiência?
  • Os processos foram organizados de modo estruturado?
  • Houve geração de resíduos?
  • A comunicação seguiu o padrão estipulado?
  • A disciplina fez parte da rotina.


Note que, no início, é fundamental ter uma visão retrospectiva dos processos, afinal, apenas reconhecendo as falhas e gargalos é possível otimizar a rotina e torná-la mais adequada aos princípios que abordaremos em detalhes para tornar essa discussão mais clara e objetiva.


Paralelamente, ao explicar os 5S da qualidade, daremos algumas pinceladas de como cada conceito pode ser adaptado à realidade do marketing digital.


Tenha em mente que essa metodologia foi criada em um contexto puramente analógico para linhas de montagem, portanto, não pode ser apenas copiado para uma economia digital, e sim traduzido para essa nova realidade.


Seiri

Para abordar cada um dos conceitos dessa metodologia, é preciso compreender que estão interligados. Portanto, quando falamos em um deles, obrigatoriamente entramos no campo de atuação de outro.


A metodologia funciona como um ciclo, e não como uma linha reta. Dessa maneira, escolhemos o Senso de Utilização como ponto de partida para a nossa discussão.


A técnica Seiri tem como objetivo otimizar o espaço físico no qual os processos da sua empresa acontecem. Além disso, o controle de estoque se torna facilitado, a etapa de limpeza é otimizada e os custos tendem a sair, afinal, o seu princípio é o de eliminar tudo o que é desnecessário e evidenciar aquilo que é mais importante.


Imagine uma empresa que vende água mineral. Garrafas plásticas e a água são as principais matérias primas, então devem estar na linha de produção. Agora, os documentos de análise químico-física, normalmente só são solicitados quando há visita de fiscais, então, podem ser levados ao arquivo.


Parece algo simples, porém, muitas empresas negligenciam a importância de analisar as demandas da rotina para garantir que todos os insumos necessários, e apenas eles, estejam disponíveis quando são solicitados.


Para o marketing digital, podemos pensar no caso das redes sociais. Uma das maiores dificuldades é criar conteúdo no ritmo adequado com a qualidade necessária seguindo o branding da marca.


Portanto, com base no senso de utilização, precisamos ter na tela inicial do computador um kit de mídia que garante que os padrões visuais sejam seguidos. Afinal, esse padrão é seguido diariamente, o que muda é o conteúdo colocado sobre ele.


Se precisamos produzir trinta artigos para a empresa em um prazo de trinta dias, então, informações como público-alvo e linguagem variam pouco, logo, são informações que precisam estar disponíveis. O conteúdo do texto muda para cada artigo, então, esse é um dado que pode ser deixado de lado até ser efetivamente solicitado pelo redator.


Para implementar esse senso, é fundamental identificar as necessidades do negócio. Após esse diagnóstico, compreendemos aquilo que realmente importa para que determinado processo seja iniciado e finalizado com sucesso.


Ao aplicar, você se surpreenderá com a quantidade de insumos desnecessários que estão ocupando a sua linha de produção e prejudicando os resultados.


Seiton

Após identificar os insumos que efetivamente são utilizados, é hora de organizar a casa. O Senso de Organização parte do princípio de que, com tudo no lugar, até mesmo a tomada de decisões pode ser facilitada.


É evidente que um espaço em ordem torna os processos mais rápidos e seguros. Pense em uma cozinha industrial. Se as facas são jogadas de qualquer forma no setor de higienização, esse colaborador certamente sofrerá um ferimento, além de que esse objeto se desgasta mais rapidamente.


Em um contexto de economia digital, muitas empresas acabam negligenciando a importância de organizar os seus processos de maneira lógica e intuitiva. É preciso lembrar que organização não é algo subjetivo como muitos acreditam.


Ter tudo no lugar significa encontrar o que precisa com muito mais facilidade. Pense na sua criação de conteúdo para o site da empresa.


As imagens precisam ser otimizadas para que o seu blog post conquiste uma boa posição nos buscadores. Como garantir que somente as figuras corretas sejam postadas?


Separando em pastas específicas!


Se você insiste em otimizar imagens sem apagar as antigas ou colocar em arquivos diferentes, as chances de cometer esse erro básico são significativamente ampliadas.


Não caia na ideia de que basta criar uma tag para encontrar o que precisa rapidamente. É preciso seguir um fluxo lógico para o armazenamento de dados, inclusive se você deseja se adequar às legislações sobre o tema.


Pense em uma agenda de contatos. Podem ser fornecedores, clientes ou colaboradores. Se eles estão todos misturados, o tempo que você leva para encontrar a pessoa certa é significativamente maior, além de que há grandes chances de enviar arquivos incorretos para contatos inadequados, e a Lei Geral de Proteção de Dados não quer saber porque isso aconteceu, e sim evitar que se repita.


Seiso

O Senso de Limpeza é o terceiro pilar do método 5S. Na cultura japonesa, esse aspecto é um dos mais importantes, e não diz respeito apenas à higienização das coisas, mas um pensamento que promove maior agilidade, por consequência, produtividade.


Isso não significa apenas varrer o chão e passar pano, ou contratar uma equipe terceirizada para o seu escritório, mas uma visão sistemática nesse sentido. Por exemplo, tomando cuidado com a situação de conservação das lâmpadas, janelas e portas.


Pode não parecer, mas uma janela com marcas de dedos pode demonstrar para alguns clientes uma certa falta de profissionalismo. Da mesma maneira, conforme afirma a neuroarquitetura, o ramo da arquitetura focado em produtividade, uma iluminação deficiente pode reduzir a sua eficiência.


Conforme o pensamento seiso, a limpeza envolve utilizar os insumos da maneira mais adequada possível (Seiri), não forçar os equipamentos acima da sua capacidade recomendada, além de considerar esse um assunto para toda a equipe, e não apenas para alguns colaboradores.


Pense que se você arruma a sua mesa e a deixa em ordem (Seiton), a equipe de limpeza passa menos tempo organizando o ambiente. No dia seguinte você sabe que os seus documentos estão onde foram deixados, e o time de higienização consome menos recursos.


Para o marketing digital é fundamental garantir a sua produtividade de maneira direta. Seus equipamentos são, na maior parte das vezes, digitais. Assim, o espaço que você precisa cuidar é muito menor do que se fosse uma grande corporação, então, não há desculpa.


Da mesma maneira, pense no ponto de evitar usar equipamentos acima da capacidade técnica. Afinal, se o seu computador possui um processador mais simples e você força um sistema pesado de edição de vídeos, logo a máquina precisará de manutenção, e no dia a dia você levará horas para finalizar esse trabalho que seria mais rápido em outro equipamento.


Seiketsu

O Senso de Padronização é um dos mais importantes para garantir a qualidade em qualquer processo executado por uma empresa. Afinal, apenas definindo parâmetros muito claros, podemos cobrar resultados dos colaboradores e mensurá-los.


Se cada membro da equipe produz material para as redes sociais seguindo uma metodologia diferente, como comparar o tempo utilizado por cada um? Não há!


A padronização diz respeito a compreender as melhores práticas dentro do ambiente, para então replicá-las em todos os processos de acordo com as suas necessidades e características exclusivas.


Da mesma maneira, após ter passado pelos três primeiros tópicos, Seiri, Seiton e Seiso, de nada adianta abandonar o método. É preciso criar mecanismos que garantam a perpetuação desse modelo de pensamento e de cultura organizacional.


É claro que muitas pessoas acreditam que esse movimento acaba por amarrar as mãos dos colaboradores e repele a inovação. Porém, essa é uma falácia.


Inovar não significa dar tiros no escuro e esperar um resultado. Inovação é um fenômeno no qual um processo padronizado é repetido tantas vezes e melhorado a cada uso, até que se torna algo completamente novo no mercado e completamente diferente daquilo que foi previamente planejado.


Para o marketing digital, a ilustração mais clara desse ponto está nos testes A/B. Pense no seguinte exemplo. Imagine que você está em dúvida entre usar um título A ou B em um anúncio. Para saber qual é melhor, a única maneira é testar.


Só que não adianta testar dois anúncios diferentes e esperar compreender o impacto do título de maneira isolada. É preciso que esses conteúdos sejam idênticos, padronizados, onde a única coisa que muda é o título. Assim, a sua avaliação será isenta.


Por fim, tenha em mente que a padronização não é uma algema. Ela deve ser a sua maneira de se libertar de fórmulas prontas de sucesso para criar o seu próprio roteiro.


Shitsuke

O Senso de disciplina também é chamado de continuidade, afinal, é uma sequência do seiketsu. Trata-se do movimento que a empresa deve liderar, atraindo os funcionários, com o objetivo de colocar o 5S como um dos pilares da cultura organizacional.


Afinal, reflita sobre os pontos que abordamos anteriormente. O ato de analisar o que é necessário para a rotina, garantir que o espaço permaneça limpo e organizado, no final das contas, não é algo que pode ser transformado em regra, uma vez que são conceitos subjetivos em certa medida. Todos esses pontos, na verdade, são hábitos, assim como o método 5S, novamente, é uma metodologia, e não uma receita para a qualidade.


Essa disciplina pode ser atingida com a vigilância constante, treinamento, palestras, e principalmente, exemplo por parte das lideranças.


No marketing digital, para fechar esse tópico, podemos pensar em um cronograma. A Shitsuke, nesse caso, é seguir à risca esse calendário, nunca deixando a qualidade ou a produtividade de lado.


Como usar o 5S no marketing digital?

O marketing digital é uma área que é fundamental para toda empresa que deseja se manter ativa e atuante no mercado moderno. Afinal, todos os consumidores estão buscando soluções online, e às vezes até mesmo nas redes sociais.


Além disso, é um ponto que definitivamente não possui regras. Os algoritmos mudam diariamente, assim como os desejos dos consumidores. A única norma, de fato, é a atualização constante da estratégia.


No entanto, isso não significa mudar de estratégia a cada dia, e sim, criar padrões para identificar quando é hora de seguir outra abordagem para otimizar os resultados.


O método 5S é uma filosofia que pode ser implementada em todas as etapas desse processo. Por exemplo, na postagem de um artigo para blog seria mais ou menos assim:


Primeiro, todos os recursos estão disponíveis, computador, fontes de pesquisa e a página em si para a postagem (Seiri).


Esses insumos estão nos locais adequados. Não adianta ter o computador em outro lugar se não o local de trabalho. Da mesma maneira, já tenha as imagens prontas e otimizadas em pastas exclusivas para evitar falhas (Seiton).


Garanta que a sua mesa está limpa, a cadeira confortável e a iluminação adequada para que o seu artigo saia da melhor maneira possível (Seiso).


Preste atenção nos padrões definidos no sentido de identidade visual, linguagem a ser utilizada e atenção ao briefing da pauta que está sendo trabalhada (Seiketsu).


Por fim, tome cuidado para tudo estar pronto no momento em que for necessário (Shitsuke).


O que é ciclo PDCA?

Precisamos reforçar que o método 5S é uma filosofia, portanto, a sua empresa precisa encontrar maneiras de sistematizá-lo para que efetivamente se torne uma parte da rotina e da cultura organizacional.


O Ciclo PDCA é uma das maneiras mais eficientes de pensar em cada um dos processos a serem desempenhados. A sigla significa: 


  • Planeje (Plan);
  • Fazer (Do);
  • Checar (Check);
  • Agir (Act).


Com o tempo esse ciclo se torna automático, mas para fixá-lo, selecione um problema por vez para abordar.


Planeje qual é o problema que está causando alguma dificuldade na sua rotina. Pode ser um bloqueio criativo, falta de recursos, dificuldade em encontrar as imagens adequadas ou até mesmo falta de tempo para criar os textos do seu site. Com base nesse diagnóstico, crie um plano de ação.


Em seguida, é hora de fazer, sem perder muito tempo tentando prever o futuro. Isso significa colocar a sua equipe para trabalhar, recalcular a rota ou até mesmo terceirizar alguma função. Tudo depende do seu plano.


Após essa etapa, e também durante ela, é preciso checar. Garanta que os padrões de qualidade estão sendo seguidos e que a solução de fato combate o problema.


Então, é hora de agir. Se deu certo, então, padronize a solução e confirme se pode replicá-la em outros processos. Caso tenha dado errado, corrija e deixe claro quais foram os novos problemas encontrados.


Em uma economia digital, é fundamental pensar rapidamente e tomar atitudes ágeis. Para isso, conte com um método de pensamento, e não fórmulas milagrosas.


Conclusão

O pensamento japonês que deu origem ao método 5S é baseado no compromisso com a produtividade e a geração de resultados eficientes.


A metodologia não se aplica apenas a empresas ou no contexto profissional, mas também questões pessoais, estudos e até mesmo organização financeira.


Essa é uma maneira de garantir que a sua estratégia de marketing digital consiga seguir o cronograma estipulado e gere resultados consistentes.


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